En cierto modo, un proceso de evaluación se parece mucho a la minería. Cuanto más se profundiza, más posibilidades hay de encontrar cosas valiosas. Pero también hay que esforzarse más para extraer y pulir los datos y convertirlos en reportes de evaluación útiles y visualmente atractivos.
Incluso antes de la pandemia de 2020, más del 80% de las empresas afirmaban haber utilizado algún tipo de evaluación de competencias. Con el trabajo a distancia como nuevo estándar, sólo cabe imaginar que las evaluaciones digitales serán cada vez más frecuentes y esenciales para los departamentos y agencias de RRHH. Pero, ¿cómo pulirla para que se convierta en un reporte atractivo e informativo que los encuestados puedan utilizar para tomar medidas? Analicemos juntos algunos ejemplos de buenas prácticas:
- Ejemplo de reporte de evaluación de equipo
- Ejemplo de reporte de asesoramiento financiero
- Ejemplo de reporte de evaluación DISC
- Ejemplo de reporte de evaluación de la madurez digital
Si desea obtener consejos paso a paso sobre cómo elaborar sus reportes de evaluación, haga clic aquí.
Para que nos entendamos: ¿Qué es un reporte de evaluación?
En una evaluación se valora a una persona o a una organización mediante una serie de preguntas. Las respuestas se utilizan para calcular una puntuación, una categorización u otro tipo de resultado que aporte valor al encuestado.
Existen muchos tipos de evaluaciones, clasificadas por sector, objetivos, metodología, etc. En este artículo nos centraremos únicamente en los reportes de evaluación. Si está buscando la mejor herramienta de evaluación, le recomiendo encarecidamente nuestra guía para seleccionar la herramienta de evaluación adecuada para su empresa.
Un reporte de evaluación ofrece a los encuestados una visión clara de su perfil, empresa o situación y les proporciona recomendaciones pertinentes. ¿Y sabe cuál es la buena noticia? La creación de un reporte de evaluación puede automatizarse.
¿Cómo? En pocas palabras: Gracias a las fórmulas y cálculos que hay detrás de las preguntas preestablecidas en la evaluación. Convierten las respuestas en resultados tangibles, presentados en el reporte de evaluación en forma de texto, números, gráficos, tablas y otras representaciones.
Supongamos que eres un consultor de marketing que pregunta a su cliente sobre su estrategia de marketing actual. ¿Cuáles son sus objetivos? ¿Qué herramientas de marketing utiliza actualmente? ¿Cuánto quieren gastar en actividades de marketing, como anuncios?
Basándote en sus respuestas, obtendrás una primera visión de su situación y podrás trazar una estrategia que podrás presentarles mostrándoles un reporte personalizado, como si hubiera sido creado especialmente para ellos.
Ejemplos de reportes de evaluación
Le daré ejemplos reales para ayudarle a sacar el máximo partido a su reporte de evaluación. Calificaré cada ejemplo de reporte en función de varios criterios. Utilice esta lista de comprobación para determinar por sí mismo qué reporte se adapta mejor a sus objetivos.
Lista de comprobación de los criterios del reporte de evaluación:
¿Preguntas o comentarios?
¿Encuentras alguna aportación mía que te parezca diferente o inexacta? No dudes en ponerte en contacto conmigo directamente a través de LinkedIn. No sería la primera vez que aprendo de un intercambio así.
Empresa
The Table Group es una empresa dedicada a hacer que las empresas tengan más éxito y que el trabajo sea más satisfactorio.
Reporte de evaluación
El objetivo principal de este reporte de evaluación de equipos es proporcionar a su equipo una idea de sus puntos fuertes y sus áreas de mejora. Aunque la evaluación en sí es cuantitativa y se basa en datos, su aspecto más importante es la perspectiva cualitativa que proporciona al equipo evaluado y el debate que suscita en torno a cuestiones específicas.
Valoración
⭐⭐⭐
Puntos fuertes y débiles
🟢 Introducción: Este reporte ofrece a los encuestados una comprensión clara de lo que pueden esperar leer y aprender gracias a la introducción y explicación del modelo utilizado.
The Table Group inicia el reporte presentando un resumen de los resultados, antes de entrar en más detalles. Esta es una buena manera de animar al equipo a seguir leyendo y descubrir por qué los resultados son como son.
🟠 Legibilidad: El equilibrio entre texto y elementos visuales en las primeras páginas se inclina hacia la pesadez del texto. Las imágenes, los gráficos y los ejemplos podrían aportar solaz al lector.
El mismo problema se produce más adelante en el reporte, donde se comentan los resultados con más detalle. Sería más ilustrativo para el lector que las variables de las tablas de resultados se presentaran en forma de gráficos. Esto mejora la comparabilidad de las distintas áreas.
Por ejemplo, la tabla "Áreas de diferencias clave" podría ir acompañada de un gráfico circular. Estos gráficos se utilizan para representar la composición de una entidad o grupo, en este caso, el equipo y las diferentes respuestas de los miembros del equipo.
Para la retroalimentación, el reporte remite en cada categoría a la sección "Consejos y ejercicios". Incluir consejos prácticos es útil, pero capta más la atención cuando se presentan dentro de cada categoría, no en una sección diferente más adelante en el reporte.
Empresa
Atlas Point ayuda a los asesores financieros y a los inversores particulares a tener mejores conversaciones financieras con sus clientes.
Reporte de evaluación
Para ofrecer asesoramiento financiero a gran escala, Atlas Point ha digitalizado las evaluaciones de virtudes financieras. Cada reporte se adapta en función de la respuesta que cada persona da a la herramienta.
Valoración
⭐⭐⭐⭐
Puntos fuertes y débiles
🟢 Personalización: En la portada se menciona tanto al asesor como al encuestado/cliente. Como se formuló anteriormente, Atlas Point también genera dos reportes diferentes a partir de una evaluación: uno para el cliente y otro para el asesor.
🟢 Diseño / Legibilidad: Hay un uso claro de símbolos y colores, lo que beneficia a la estructura del reporte. El lector podrá navegar por el reporte con facilidad.
🟠 Introducción: El reporte entra directamente en materia, sin decirle lo que puede esperar como lector ni darle una visión general de los posibles resultados. Esto no es un problema para el asesor, que debería conocer el contenido del reporte, pero al cliente podría interesarle leer lo que puede esperar aprender a lo largo del reporte.
Nota: Atlas Point ha resuelto este problema proporcionando información general en línea, lo que lo compensa en gran medida.
Empresa
Indaba Global es una empresa de formación y desarrollo que ofrece productos y servicios en el ámbito de la consultoría de gestión. Ofrecen coaching profesional para ejecutivos.
Reporte de evaluación
Para ayudar a las empresas, universidades y consultores a evaluar las tendencias de comportamiento de un individuo, han desarrollado su propia evaluación de comportamiento (DISCflex). Esta evaluación incluye un reporte de evaluación DISC.
Valoración
⭐⭐⭐
Puntos fuertes y débiles
🟢 Recursos externos: En su metodología, Indaba utiliza los comentarios de terceros para comparar los resultados del encuestado con cómo los ven los demás (compañeros de trabajo, familiares y amigos). Este es un enfoque muy bueno para fomentar la introspección profunda.
🟠 Personalización: Podemos hablar de una clara personalización basada en las respuestas del encuestado. Pero aparte de eso hay poca o ninguna personalización, como el uso del nombre del encuestado.
🟠 Legibilidad: Aunque hay algunas visualizaciones de gráficos muy útiles, Indaba también proporciona mucha información basada en texto. En mi opinión, se tiende un poco a la sobrecarga de información. En consecuencia, el lector podría perder interés. Además, el reporte utiliza un tipo de letra pequeño que influye negativamente en la legibilidad.
Asegúrese de que, al generar un reporte de evaluación en PDF con texto variable (es decir, texto que varía en función de las respuestas que el encuestado ha dado en la evaluación), tiene en cuenta la presencia de encabezados y pies de página. Como puede ver arriba, una parte del texto desaparece más allá del pie de página.
¿Quiere poner en práctica algunos de estos consejos? Vea cómo crear su evaluación DISC con Pointerpro aquí.
🔴 Diseño: El diseño del reporte es muy básico. Tendría un aspecto más profesional si se prestara más atención a la identidad corporativa. Considere la posibilidad de utilizar herramientas de diseño gráfico para mejorar su atractivo visual y crear sin esfuerzo una presentación más pulida.
Empresa
BDC es un banco canadiense de desarrollo empresarial. Es una institución financiera dedicada exclusivamente a los empresarios. Ayudan a crear y desarrollar empresas canadienses mediante financiación, servicios de consultoría y titulización, centrándose en las pequeñas y medianas empresas.
Reporte de evaluación
BDC creó una evaluación de madurez digital para averiguar en qué punto se encuentra la empresa del encuestado. El reporte de evaluación de la madurez muestra cómo se comparan con sus homólogos del sector, así como para identificar áreas de mejora.
Valoración
⭐⭐⭐
Puntos fuertes y débiles
🟢 Legibilidad: Se lee con facilidad, dando al encuestado la oportunidad de captar la esencia de sus resultados.
🟢 Recursos externos: BDC aplica un modelo comparativo, lo que permite a los encuestados comparar sus resultados con los puntos de referencia del sector.
🟠 Introducción: Si nos fijamos en la estructura, no vemos una introducción clara. BDC salta inmediatamente a los resultados. ¿Es esto un problema? En este caso concreto, no necesariamente. Los resultados van acompañados de gráficos e información contextual, lo que permite a los encuestados ver sus resultados en una perspectiva más amplia.
🟠 Diseño: El reporte está bien diseñado, con una clara representación de su identidad corporativa. Lamentablemente, no hay portada. Una portada daría al reporte un aspecto más profesional a los ojos del encuestado.
🔴 Personalización: El reporte es relativamente corto y las recomendaciones que comparten con el encuestado sólo se personalizan en un grado mínimo. Todos los insights están vinculados al perfil "conservador", en este caso, y el reporte no profundiza en las distintas respuestas dadas por el encuestado.
Además, las lecturas recomendadas son demasiado generales y, en consecuencia, no resultan atractivas. ¿Está pensando en desarrollar su propia evaluación de la madurez? Lea esta página.
¿Preguntas o comentarios?
¿Encuentras alguna aportación mía que te parezca diferente o inexacta? No dudes en ponerte en contacto conmigo directamente a través de LinkedIn. No sería la primera vez que aprendo de un intercambio así.
La estructura ideal de un reporte de evaluación depende de distintos factores. Veamos este ejemplo:
1. Utilice una portada
- Comience su reporte de evaluación con una portada que represente claramente su marca y se dirija al encuestado.
- Asegúrate de que la portada tenga un aspecto profesional y atractivo, adecuado a tu sector.
- Represente su marca incorporando los colores, el tipo de letra, el logotipo y el estilo de su marca.
2. Explicar lo que el encuestado encontrará en el reporte
- Hable con el encuestado como si estuviera manteniendo una conversación en la vida real.
- Explique el objetivo.
- Explique la estructura del reporte.
- Utilice símbolos para indicar las diferentes secciones del reporte.
- Sea transparente sobre el método que utilizó para obtener los resultados y las perspectivas.
3. Proporcionar un resumen de los resultados
- Muestre los resultados generales del encuestado antes de entrar más en detalle en cada sección por separado.
- Represente los resultados en un gráfico claro. Un gráfico de columnas es útil para mostrar varios resultados en una sola vista.
- Permita que los encuestados vean un resumen de sus resultados, seguido de recomendaciones personalizadas basadas en sus puntuaciones. Esto ayudará al lector a prepararse para la discusión detallada de los distintos temas más adelante en el reporte.
4. Discutir cada tema por separado
Muestre a los encuestados por tema su puntuación y lo que esto significa para ellos:
- Utilice un símbolo o elemento visual para identificar claramente los distintos temas.
- Incluya una puntuación personalizada y visualice la puntuación personal del encuestado con un indicador. También puede utilizar otros gráficos, especialmente si desea mostrar cómo se compara el encuestado con sus compañeros, con la media del sector, etc. Para esto último, puedes utilizar un gráfico de barras.
- Haga recomendaciones personalizadas basadas en la puntuación del encuestado.
Puede terminar el reporte con una breve conclusión, una llamada a la acción o información general sobre su empresa.
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Aquí hay una introducción rápida sobre cómo funciona Pointerpro, traído a usted por mí mismo.
"Utilizamos Pointerpro para todo tipo de encuestas y evaluaciones en todo nuestro negocio global, y a los empleados les encanta su facilidad de uso y la flexibilidad de los reportes."
Director en Alere
"Le doy 5 estrellas al nuevo generador de reportes por su facilidad de uso. Cualquier persona sin experiencia en codificación puede empezar a crear reportes personalizados automatizados rápidamente."
CFO & COO en Egg Science
"Ustedes han hecho un gran trabajo haciendo esto tan fácil de usar como sea posible y aún robusto en funcionalidad."
Director de Cuentas en Reed Talent Solutions
"Es una gran ventaja disponer de fórmulas y de la posibilidad de realizar un análisis realmente exhaustivo. Hay cientos de fórmulas, pero el cliente sólo ve el reporte fácil de leer. Si buscas algo así, es muy agradable trabajar con Pointerpro".
Country Manager Países Bajos en Better Minds at Work
Hay muchos factores que determinan la calidad de un reporte de evaluación. Si tuviera que destacar lo que muchas agencias u organizaciones tienden a pasar por alto, mencionaría estos dos:
- Personaliza tu reporte de evaluación: Utiliza el nombre del encuestado en todo el reporte. Puede hacerlo en el encabezado, en el pie de página, en los bloques de texto o en los títulos de los gráficos. Incluye comentarios personalizados por cada aspecto que estés tratando.
- Haz que tu reporte de evaluación sea visual: equilibra texto y elementos visuales. ¿Por qué explicar los resultados en forma de texto cuando puedes presentarlos en gráficos o tablas fáciles de digerir? No olvide el diseño: tenga en cuenta su identidad corporativa, utilice el tipo de letra y los colores de su casa.
Es importante tener en cuenta que no existe un "modelo ideal" que pueda aplicarse a todos los reportes de evaluación. Si está planeando desarrollar sus propios reportes de evaluación y aún no se ha decidido por una herramienta, asegúrese de probar Pointerpro.
Si está interesado en autogenerar reportes de evaluación personalizados, bien diseñados y con su marca, estaremos encantados de ponernos en contacto con usted para empezar.
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Sobre el autor:
Ine Wouters
Ine es una mercadóloga apasionada por el branding y la estrategia. Le gusta un enfoque sin tonterías con un ojo para la creatividad en combinación con el logro de objetivos.